Las prestaciones de servicios de telecomunicaciones –por razón de su contratación de forma sucesiva y plurianual– fácilmente alcanzan un valor económico que las sitúa bajo regulación armonizada. Además, su facturación es una profusa fuente de errores. La confluencia de ambas circunstancias puede gravar duramente las arcas públicas.

Es por ello que la legislación española plantea a las entidades públicas exigencias en materia de control del gasto que llevan aparejada la verificación de la efectiva realización de las prestaciones de servicios financiados con fondos públicos y su adecuación al contenido del correspondiente contrato. Así se establece, por ejemplo, en los nuevos regímenes jurídicos de aplicación en el primer semestre de este año: la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público y el Real Decreto 424/2017 por el que se regula el régimen jurídico del control interno de las entidades del Sector Público Local.

Por descontado, los adjudicatarios deben garantizar la corrección y exactitud de sus facturas pero es al órgano gestor del servicio a quien corresponde comprobar, en tiempo y forma, que los servicios que le son facturados a la entidad se adecúan al correspondiente contrato y que no existen duplicidades, incoherencias, anomalías o cualquier otra fuente de sobrefacturación presente en dichas facturas. De otro modo no se podría reconocer la obligación o liquidar dicho gasto.

La comprobación no se circunscribe a la fase de contratación sino que alcanza también a las restantes fases del ciclo de vida de los servicios de telecomunicaciones que estas entidades contratan con los operadores económicos, incluida la comprobación de los niveles de servicio acordados (SLA), pues carecería de sentido estipular requerimientos en los contratos cuyo cumplimiento más adelante no se verifica.

La cuestión se complica considerando la tendencia de las operadoras a integrar en sus facturas una oferta comercial convergente cada vez más diversa (englobando proyectos especiales, actuaciones postventa, pagos a terceros, programas de puntos canjeables por productos, etc.), lo que provoca un efecto túnel que dificulta el control de los gastos que circulan bajo ese velo de opacidad. De hecho la CNMC vincula el auge de los paquetes de servicios convergentes en España, que sobre el papel vienen a facilitar a los clientes el control de sus servicios, con las subidas sostenidas de los precios de las operadoras, justo al contrario de lo que sucede en el resto de Europa, donde los precios bajan empujados por un mercado menos complaciente ¹.

Sin embargo, ya sea por insuficiencia de medios o laxitud, la respuesta de muchas organizaciones a la necesidad de fiscalizar sus gastos es no atender convenientemente esa tarea, encomendándose a actos de fe envueltos en aparente formalidad.

Debemos partir de reconocer que no hay fórmula mágica que supla la exigencia de contar con herramientas especializadas y la dedicación de recursos formados y con experiencia en la materia. Los servicios de auditoría de gastos especializados en telecomunicaciones realizan el escrutinio mensual de los ficheros que generan las distintas operadoras con el detalle de los servicios que facturan para obtener métricas, localizar patrones y comparar todo con las condiciones recogidas en los contratos a fin de comprobar la conformidad de las facturas. El resultado son unos servicios que ofrecen una rentabilidad demostrable que contrasta con el alto coste que el voluntarismo amateur acarrea para las organizaciones.

En el mundo anglosajón hace tiempo que Administración y empresas son conscientes de los importantes beneficios que comporta la analítica guiada por datos aplicada al control del gasto de los servicios de telecomunicaciones. Sirva como muestra el Servicio Comercial de la Corona Británica, que en 2018 ha sacado a concurso la gestión del gasto en telecomunicaciones del gobierno central para los próximos 3 años, con la expectativa de reducir esa partida de gasto en al menos un 20% ², es decir, unos 520 MM£ de ahorro neto para las arcas públicas.

De acuerdo a nuestra propia experiencia, el potencial de ahorro en la Administración Local española es mucho mayor y para cuantificarlo vamos a detenernos en las 3 fuentes fundamentales que dan origen a dicho ahorro:

1. Sobrefacturación: Dan lugar a ahorros a corto plazo obtenidos de la detección temprana de errores de facturación, interponiendo en tiempo y forma las correspondientes reclamaciones que pueden ser compensadas mediante reembolsos o créditos de facturación.
2. Sobrecontratación: Ahorros adicionales que se obtienen a medio plazo de la optimización de los servicios y las tarifas contratadas, a partir del análisis del perfil de consumo de esos servicios a fin de identificar las necesidades reales de la entidad, en particular, servicios sin uso, duplicados o sobredimensionados que darán lugar a ahorros que se plasmarán en facturas y presupuestos más reducidos.
3. Benchmarking de ofertas: Ahorros que se materializan a medio y largo plazo procurando procesos de contratación más ventajosos, fundamentados y transparentes. La mayor transparencia en el estado de las telecomunicaciones unido al conocimiento de la oferta pertinente redundará en ahorros adicionales mediante la adquisición de los servicios que estrictamente se precisen a las mejores cuotas y tarifas disponibles.

Centrándonos en los ahorros que se logran a corto plazo, la clave radica en establecer la correspondencia directa entre los servicios facturados y los servicios inventariados en el fichero de facturación detallada correspondiente, dando lugar a una variada tipología de singularidades entre los que podemos encontrar las siguientes:

• Importes aplicados que no se ajustan a contrato
• Gastos fuera del acuerdo establecido
• Importes sin respaldo en el fichero de detalle de facturación correspondiente
• Precios unitarios no especificados en el acuerdo establecido
• Servicios o funcionalidades no requeridas que suponen coste
• Duplicidad en la facturación de servicios
• Aplicación de franquicia al tráfico de llamadas no recogida en contrato
• Inclusión de gastos correspondientes a un lote distinto

Sólo estos hallazgos dan lugar a reclamaciones y devoluciones cuyo importe global cubre entre el 10 y el 20% de la partida de gasto. Nuestras pruebas de concepto han identificado además que las entidades pueden ahorrar, en promedio, otro 20% de su presupuesto simplemente reconociendo y eliminando los servicios sin uso, duplicados o sobredimensionados.

Pero si procurar tal ahorro de costes no fuera suficiente reclamo, las Administraciones pueden obtener valor adicional al liberarse de dedicar tiempo a esta materia (se les proporciona la relación de las incidencias de facturación detectadas listas para su traslado a la operadora), al contar con inventarios mensualmente actualizados que facilitarán la gestión de sus servicios y, especialmente, al brindarse seguridad jurídica y cobertura en cuanto al cumplimiento de la obligación de control efectivo, atento y exhaustivo del gasto al contar regularmente con un informe de auditoría que incluye un certificado acreditativo de la revisión de los ficheros procesados y las facturas especificadas en el alcance del informe.

Respecto a este último punto, es oportuno señalar que el RD 424/2017 en su Art. 20 establece que el propio órgano interventor podrá estar asesorado cuando sea necesaria la posesión de conocimientos técnicos para realizar la comprobación material.

En definitiva, no hay razón para obviar los razonables medios que facilitan un cumplimiento regulatorio escrupuloso mientras, permítanme la metáfora, “se cierra la manguera”.

Referencias:

¹ “La CNMC critica que los grandes operadores de telefonía siguen subiendo precios” 

² “Servicio Comercial de la Corona Británica: Licitación del contrato de gestión del gasto tecnológico del Gobierno Central.