A diferencia de la eficiencia, eficacia y transparencia que es exigible en nuestro sistema de contratación pública actual, está el concepto de cambio. Aunque este último no es necesario exigirlo, ya que siempre ha estado en nuestras vidas. Otra cosa es que no nos demos cuenta de eso, o no queramos hacerlo. Los cambios siempre han sucedido y nuestro sistema de contrataciones no ha estado ajeno a ello. No se trata sólo de aplicar un sistema electrónico a un escenario que no lo tenía; tampoco es sólo implantar plataformas web y tecnologías a un proceso manual; y menos creer que esta nueva forma de contratación cambiará todo lo que tenemos. Es más bien asimilar que en este proceso hay una modificación de nuestro pensar, y con ello otras maneras mejores de hacer las tareas.

La finalidad de exponer este concepto es mostrarnos cómo incide de manera práctica en este reciente sistema, señalándonos de qué mejor modo lo podemos adaptar para lograr este nuevo desafío.

El “cambio” para alcanzar la meta de una contratación electrónica

Una sociedad avanzada y democrática no puede prescindir de una Administración Pública ágil y capaz de gestionar lo público con eficiencia y transparencia. El mundo está cambiando y las Administraciones no siempre lo hacen al mismo ritmo, lo que puede provocar que estas se conviertan en un freno al desarrollo (PWC, 2012). Para evitarlo, es necesario cambiar enfoques, estructuras y prácticas propias de otras décadas que impiden responder a los ciudadanos tal y como estos hoy demandan. El cambio no es que ha llegado, sino que siempre ha estado presente.

El perfil de la ciudadanía está en plena transformación. Las empresas no paran de estudiar a sus clientes para detectar cualquier cambio en sus tendencias o preferencias. La Administración Pública también debería ser sensible a la evolución en las necesidades e inquietudes de sus ciudadanos (Ibid).

El cambio es un proceso inevitable dentro de la naturaleza, que involucra el paso de una situación a otra diferente, lo cual afecta en forma significativa las formas establecidas de comportamiento (Rosas, 2011). El cambio puede ser intimidante. El miedo de hacer las cosas de una manera diferente, la preocupación por los costes y la incertidumbre acerca de los beneficios potenciales pueden combinarse para formar una fuerte aversión a la idea de intentar algo nuevo. Sin embargo, aunque sea temeroso al principio, a menudo sólo tenemos que dar el primer paso para darnos cuenta de que la transformación puede ser una buena cosa. Una vez que un cambio en nuestra rutina se ha implementado, terminamos preguntándonos cómo alguna vez hicimos las cosas de la manera antigua (Munn, 2014).

La administración electrónica es el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en las Administraciones Públicas. La administración electrónica es innovación. El gran enemigo de la innovación es la resistencia al cambio ¿Por qué se produce? En parte es una reacción natural del ser humano ante las novedades, ante lo desconocido y diferente (Almonacid, 2015). Las organizaciones actúan de maneras disímiles a los cambios, poseen sus propias culturas con valores y antivalores. Cuando escuchamos que la contratación pública debe innovar, estamos diciéndole indirectamente que no sólo utilice nuevas herramientas y sistemas, sino que cambie su mentalidad de hacer las cosas. Que modifique su paradigma actual de una administración pasiva y reactiva, y pase a una gestión evolutiva y proactiva. Esta meta es el camino por donde toda contratación pública debiese ir, y debe ser parte de cada plan futuro que se trace por las distintas Administraciones, sin embargo, la interrogante que inquieta para llegar a esta meta es ¿Se ha enseñado a los funcionarios públicos a innovar? o mejor dicho ¿A cambiar? ¿Se ha concienciado y educado a la Administración Pública sobre cómo crear nuevos estados de cosas y situaciones mejores de las existentes con los mismos recursos? ¿Se han estudiado, definido y comunicado a los funcionarios públicos los beneficios que obtendrán en este cambio hacia la nueva contratación? Con estas preguntas sólo se busca que comprendamos que el querer y apuntar a una meta determinada son una suma de cambios, de formas de hacer las cosas, de recursos humanos y materiales que deben moverse de lugar, reducirse o aumentarse, aprendiendo en nuestras mentes y no sólo con nuestras manos. Y que también, hay prioridades que deben cambiar primero, antes de realizar otros tipos de cambios.

Si hablamos de los beneficios que produce este cambio a una contratación electrónica aplicada a un proceso de compra, diremos resumidamente que entre ellos se encuentran:

I. Etapa Elaboración de Requerimiento: i) Mayor rapidez y claridad, respecto de saber por medio de un sistema electrónico en qué etapa se encuentra la compra, y quien la tiene a su cargo, ii) Facilita que los oferentes conozcan cuánto demorará exactamente el proceso de compra y cada una de sus partes, iii) Aviso de compra a muchos proveedores simultáneamente, facilitando adquirir grandes cantidades de productos/servicios.

II. Etapa Publicación y Llamado a Oferentes: i) Permite monitorear los plazos de la documentación en una etapa determinada, reduciendo tiempos y mostrando todo el contenido del llamado público, a la vez que aumenta la cantidad de oferentes que quieran participar del proceso, ii) Mejora la comunicación con los proveedores existiendo sólo un canal de comunicación que deberá ser conocido por todos, quedando registro de las consultas realizadas.

III. Etapa Evaluación y Adjudicación: i) Mejora notablemente la credibilidad de los oferentes en el sistema de contratación, ii) Posibilitará que habiendo sólo un registro de proveedores en la Web, estos ya no presenten sus papeles cada vez que participan en un proceso de contratación, sino que ahora los órganos públicos los descarguen de este sitio electrónico cuantas veces quieran.

IV. Etapa Celebración de Contratos: i) Proporciona claridad ante los oferentes respecto de los posibles cambios que tenga la contratación en curso, y la posibilidad de impugnarla si lo encuentran necesario, ii) Facilita que cualquier oferente pueda ingresar su solicitud por medio de la web, estableciendo ésta última un tiempo definido para su respuesta y seguimiento del caso, iii) Permite que no se esté gastando tiempo y otros recursos en copiar y entregar documentación a los interesados cuando lo solicitan, quienes directamente pueden descargar todo lo referente al contrato desde el portal electrónico.

Respecto del “Control Interno”, posibilita que todas las contrataciones realizadas estén online por medio de la plataforma, accediendo a sus registros de forma rápida, sin necesidad de autorizaciones y sin mayores trámites, existiendo un sistema abierto y público, donde los organismos de control libremente pueden hacer seguimiento de cómo se están comportando las instituciones en su rol comprador, sin olvidar que la ciudadanía también puede ejercer esta tarea (ver mayores detalles de estos cinco puntos en artículo adjunto).

El entender qué utilidad en específico nos genera este cambio, nos ayuda a disminuir el temor e incertidumbre en nuestro accionar público, disponiéndonos de forma más abierta y menos resistente a este nuevo proceso.

La resistencia al cambio es algo normal y propio del ser humano. Lo problemático de un cambio es el convencer a la gente de que es necesario. Las autoridades y jefaturas deben confiar en sus funcionarios, y también deben compartir los objetivos y metas deseadas para lograr el cambio que se quiere alcanzar. Se debe “comunicar efectivamente” el cambio que se requiere. Para superar las resistencias debemos sensibilizar, educar y difundir correctamente lo que está pasando, hacer participar a todos los involucrados, siendo lo más transparente posible en mostrar cómo va el proceso, sus problemas y éxitos que vaya teniendo

La contratación pública electrónica llega a nuestro presente y debemos informarnos sobre ella para saber cómo aplicarla. No podemos seguir esperando a que la Ley u otra normativa nos obligue a cambiar, hay cosas que podemos hacer nosotros mismos. Podemos tener miedo sobre lo que vendrá, pero eso no nos impide exigir mayor comunicación sobre qué elementos y escenarios en específico se cambiarán, y cómo esto nos afectará.

No podremos lograr un cambio exitoso en nuestra contratación sin liderazgo, información, comunicación, sensibilización, formación y participación. Debemos superar las diferencias y cambiar, apuntando todos a una misma dirección. Necesitamos cambiar el interés particular por el general, al igual que todas las conductas que contravengan los principios de la contratación pública. La crisis de legitimidad y confianza en los gobiernos actuales es un hecho que no se podrá cambiar sin un gran esfuerzo y exigencia de todos, además de un cambio de valores, donde la buena ética pública debería jugar un papel fundamental. Sino no meditamos y realizamos acciones concretas sobre lo mencionado, asistiremos a los típicos cambios apresurados, los cuales se hacen de un día a otro, y luego se espera que los buenos resultados también lo sean en ese mismo plazo.

Si sintetizáramos los pasos generales que podemos aplicar en nuestra institución para comenzar con este proceso de cambio, deberíamos ejecutar lo siguiente: i) Realizar reuniones  y  talleres de información sobre la nueva contratación electrónica: Informar, sensibilizar y comunicar el cambio a todos en la institución, ii) Construir una sola visión de dónde se desea llegar con este cambio y validarla entre los involucrados, iii) Estructurar un programa de Trabajo para comenzar a ejecutar el cambio, y validarlo, iv) Ejecutar el programa de Trabajo (implementación de la nueva contratación electrónica), y v) Evaluar el cambio.

No podremos aventurarnos a decir que ejecutando los pasos anteriores tendremos un cambio totalmente eficiente y efectivo, sin embargo, sí nos arriesgaremos a indicar que sea como se desarrolle el proceso en cuestión, este tendrá el apoyo y propuestas de solución de todas las partes, lo cual, sí que será un gran cambio.

Muchos podrán pensar que no es necesario planificarse ante un cambio como la nueva contratación, y es mejor y más fácil sólo esperar a que esta llegue y se imponga para ser al otro día ejecutada. La verdad en estricto rigor si fuese así, es muy probable que el sistema funcione y los funcionarios públicos la apliquen; pero el que funcione exitosamente, generando menos problemáticas y costes, aplicándose desde un comienzo con mayor eficiencia y eficacia, depende en gran medida de cuan preparados y planificados estemos para este cambio. No nos dejemos llevar por cómo se han hecho las cosas antes, hagámoslas ahora mejor, pensando que no estamos comprando para nosotros, sino para toda la ciudadanía. Los tiempos han cambiado, y las demandas y exigencias en el uso de los recursos públicos también, por ello, no podemos seguir inventando nuestro actuar y esperar que las cosas ocurran, dejando que éstas estén sobre nosotros para hacer algo con los grandes costes de improvisación que esto significa para todos. En definitiva, debemos reflexionar, planificar y actuar; y no sólo actuar.

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