Son numerosos los estudios, artículos de opinión y en general las opiniones relativas al proyecto de contratación electrónica que las sucesivas Directivas Comunitarias han venido impulsando y que parece haber culminado la 2014/24/UE del Parlamento europeo y del Consejo.

En general todas ellas versan sobre las virtudes que sobre el aumento de la competencia, la trasparencia y la mejora de la eficiencia de los proceso de contratación va a suponer la “licitación electrónica”. Sin embargo, parece existir una cierta focalización en ese momento y en la forma utilizada para materializar la presentación de la oferta económica o técnica. Esto es debido a lo novedoso y desconocido para muchos del proceso (presentación electrónica, cifrado de ofertas, sistemas de apertura electrónica, quórums digitales) y a que la forma en que se presenten y custodien las ofertas parece crítico para garantizar un proceso de contratación transparente. Esto resulta cuando menos curioso en un contexto precedente donde esa presentación se ha venido excluyendo de los registro públicos de entrada a través de oficinas específicas (verdadera anomalía del sistema de registro único) y donde la garantía del secreto y custodia de ofertas se basaba más en una cuestión de honor que en la disposición de grandes medios de seguridad para ese fin.

Sin embargo, en la experiencia que hemos adquirido en el proceso de contratación electrónica iniciado ya hace 6 años en la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha en seguida identificamos otros retos e hitos como verdaderamente determinantes del éxito del proyecto.

En primer lugar, la esencia de este proceso de cambio está en la correcta gestión de la información, en su universalización y sobre todo en la coherencia de la misma. Una información fiel, completa, accesible y universal sobre los procesos de contratación y las condiciones de participación es la mejor garantía para cumplir los objetivos antes expuestos. En el contexto actual son múltiples los puntos de información y es común que la misma deba ser generada en distintos entornos mediante una labor de reintroducción de datos en diferentes plataformas: Perfil de Contratante, Plataforma de Contratación del sector Público, DOUE, BOE, Diario oficial Autonómico, DEUC, Tribunal de Cuentas, Registro de Contratos, múltiples y diferentes entornos donde la información contractual en todas sus fases es introducida de forma repetida (que no necesariamente idéntica) por los responsables de la tramitación. Es obvio que este modelo de trabajo ha simplificado la tarea de los órganos satélites (publicadores principalmente) pero al tiempo ha multiplicado las cargas de los órganos responsables del proceso de contratación.

En ese contexto surge la Plataforma de Contratación del Sector Público y la obligación creada por la Ley 20/2013, de 9 de diciembre, de garantía de la unidad de mercado de publicar en la misma directamente o mediante integración o agregación la información contractual. Este primer hito ha abierto la puerta a una verdadera revolución de la “información”. La integración alcanzada por esta Comunidad Autónoma en marzo de 2015 con dicha Plataforma ha permitido centralizar toda la información contractual, asegurar su coherencia en los distintos entornos (BOE, DOUE; Plataforma) y avanzar en los cambios impuestos por la normativa comunitaria de forma transparente a los usuarios.

Pero dicho modelo de implantación solo es posible articulando herramientas de gestión comunes a toda la organización que sirvan como referencia y cauce para la gestión de la información. Así la implantación de un Gestor de Expedientes de Contratación común a todo el Sector Público regional alcanzada en el año 2014 no solo ha permitido abordar la integración referida sino otras como la existente con el Diario Oficial autonómico, con el Registro Oficial de Licitadores (en breve con el Registro de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público)o las que están por llegar con el Tribunal de Cuentas o el Registro de Contratos.

Pero es que este modelo, esta opción, ha permitido hacer uso de una solución de licitación electrónica común, la alojada en la Plataforma de Contratación del Sector Público, consiguiendo de este modo que un punto único de información a nivel nacional pueda ser, también, un punto único de licitación. Esto impacta sustancialmente en la accesibilidad de los operadores económicos, en su formación en el uso de la herramienta y en consecuencia en la reducción de las dificultades adicionales que la licitación electrónica provoca sobre el propio proceso de contratación, además de ser un verdadero ejemplo de reutilización de soluciones y esfuerzos tecnológicos.

Pero como se ha dicho el proyecto no se agota garantizando la licitación electrónica. La Directiva 2014/24 habla de la relación “electrónica” con los operadores y en ese reto estamos. Habilitar la notificación electrónica dentro del propio gestor, por supuesto la firma electrónica de documentos y datos (de esto ya hablaremos en otro artículo) y buzones electrónicos para que los operadores interactúen durante todo el proceso contractual con los departamentos de contratación, todo ello de forma común y normalizada y mediante el uso de una única herramienta, es una realidad posible a punto de llegar más allá de la presentación electrónica de ofertas.

De este modo, el gran proceso de cambio de la Administración de los papeles a la de los datos o como se llama ahora, la Administración electrónica, se va a producir en el ámbito de la contratación y puede servir como motor del proceso de transformación de la Administración en todos sus ámbitos de actuación.

Hace ya unos años uno de mis superiores me preguntó “Cuando tengamos el gestor de expedientes de contratación implantado, ¿a qué te vas a dedicar?”. “En ese momento empezará nuestro trabajo”, le respondí. Y aquí seguimos. Y el éxito de este proyecto no será posible sin que las organizaciones se doten de unidades transversales cuyo fin sea su consecución. La Subdirección General de Contratación Electrónica de la AGE es un ejemplo manifiesto de ello y nuestra pequeña unidad, a nuestra escala, lo es también.