Antes de plantearse la organización de un “Encuentro con el Mercado” (“Meet-The-Market event, MTM (en sus siglas en inglés) de ahora en adelante) es necesario que el Comprador Público (el poder adjudicador) tenga un modelo de negocio desarrollado, con sus necesidades y objetivos claramente fijados, y con una investigación previa de lo que el mercado está en condiciones de ofrecer. Para ello hay que contar con el apoyo de los expertos técnicos de su organización (lo que realza la necesidad de equipos interdisciplinarios en la Compra Pública), recopilar de forma rutinaria información sobre el mercado, sobre innovaciones y sobre nuevas tecnologías disponibles e involucrar a todos los actores clave a lo largo del ciclo de vida de la contratación y del producto o servicio. En otras palabras: el Comprador Público se debe comportar como un cliente inteligente que conozca de antemano el estado actual de la técnica.

Por otra parte y como ya hemos adelantado, los equipos interdisciplinarios son clave para el éxito de un procedimiento de compra pública. Esto significa que dentro de una misma organización se relacionará personal de distintos departamentos que en la mayoría de los casos no tendrá las mismas prioridades. Es por ello que una comunicación fluida y un conocimiento del plan de adquisiciones del organismo así como una especialización de los gestores pueden marcar la diferencia entre una compra exitosa o una fallida. En esta fase es de vital importancia el desarrollo de un mapa de demanda temprana en el que se definan los objetivos y requisitos y se comunique la disponibilidad presupuestaria.

Hay que tener en cuenta que, la consulta al mercado no tiene por qué limitarse a un MTM, pudiendo desarrollarse, cumulativa o alternativamente mediante otros métodos: encuestas de mercado, ferias industriales (interesante, porque no requiere ningún tipo de esfuerzo organizativo por parte de la entidad compradora), jornadas de puertas abiertas, la publicación de los planes anuales de contratación pública (esta opción es muy atractiva, porque no supone ni un gran esfuerzo organizativo, ni un coste añadido) y el suministro de información directamente a través de páginas web gubernamentales (pensemos por ejemplo en la Plataforma de la Contratación Pública, o incluso, aunque la información acabe fragmentada y dificulte la transparencia, los Perfiles del Contratante), webinars (seminarios en línea), plataformas y forums electrónicos (un buen ejemplo sería el “ICLEI Procurement Forum”), etc.

Un MTM debe ser organizado con antelación (el tiempo mínimo recomendado son tres meses). Requiere que los plazos y la localización de los recursos estén eficientemente planificados. Cuando las necesidades y objetivos están claramente definidos es crucial trasmitir esta información a los potenciales licitadores (especialmente en los sectores del mercado donde puedan encontrarse soluciones) lo antes posible y en un formato adecuado, dando difusión y cobertura por una amplia gama de canales. En este sentido la comunicación electrónica puede resultar una herramienta muy útil. Un ejemplo sería la publicación, incluso si no es obligatoria del Anuncio de Información Previo (PIN en sus siglas en inglés). Véase el artículo 48 de la Directiva 2014/24/UE.

En cualquier caso, toda la información y documentación que se maneje en este evento deberá tener la máxima difusión (páginas web, Perfil del Contratante), para asegurar gran participación y concurrencia, incluyendo licitadores que no hayan podido acudir o que se acudan en fases posteriores, ya en la licitación.
Hay que tener en cuenta que este tipo de eventos son una fase no incluida en la contratación, sino una fase de preparación que tiene el fin de facilitar la licitación. Pero aun así, se deben regir por los principios del TFUE, en especial el de no discriminación e igualdad de trato, con el fin del alcanzar la eficiencia en la gestión de los recursos y la no exclusión del ningún futuro licitador. 

El objetivo de un MTM es que el Comprador Público sepa de primera mano lo que está verdaderamente disponible para responder a sus necesidades y tenga un primer contacto con los oferentes que irán perfilando posibles soluciones. Es un “tanteo” del terreno de juego. Pero precisamente porque ya se pueden empezar a perfilar soluciones, hay que asegurar el equilibrio entre el derecho de acceso de los potenciales licitadores a la documentación y la confidencialidad que se debe otorgar a cierta información.
Sin embargo, hemos de advertir que en estos eventos abiertos, donde participan muchos potenciales licitadores lo habitual es que el Comprador Público de a conocer sus necesidades y que los operadores económicos se presenten. No suele ocurrir que ofrezcan soluciones, por miedo a perder su ventaja competitiva. No obstante, no es algo que deba preocupar al Poder Adjudicador: con posterioridad al evento, siempre que haya planteado bien sus necesidades, los potenciales licitadores solicitaran entrevistas privadas, donde, ahora ya sí, se irán perfilando soluciones. Y es en este momento donde la preocupación por la confidencialidad de secretos empresariales es vital.Si no, los licitadores se mostraran muy cautos a la hora de ofrecer respuestas verdaderamente innovadoras. Las nuevas directivas admiten que la información designada como confidencial por los licitadores no sea hecha pública por el Poder Adjudicador, ni tenga difusión. Una posible solución a este problema es un documento privado firmado, tanto por el Comprador Público, como por el oferente, de que la información designada por éste se mantendrá bajo secreto.

A la hora de mantener un dialogo dentro del evento, no hay ninguna normativa clara. Sin embargo, y aunque al ser una fase previa a la licitación no se encontraría bajo el ámbito de aplicación de las Directivas (de ahí que no haya un protocolo de pasos a seguir), el cumplimiento de los principios de Tratado de Funcionamiento de la UE (en especial el de igualdad y no discriminación) debe garantizarse en todas las fases de los procedimientos.

Por este motivo, la separación entre la licitación y esta “pre- fase” de consultas al debe ser clara, y tanto los participantes en el MTM, como potenciales oferentes que sólo acudan a la licitación posterior deben estar en igualdad de condiciones y contar con la misma información. De ahí que la difusión de los resultados del evento sea un elemento clave.
Se pueden tomar algunas medidas (antes del evento) para eliminar algunos obstáculos en las comunicaciones como por ejemplo, tener un único punto de contacto entre el Poder Público organizador del evento y los proveedores participantes; facilitar la comunicación con los usuarios finales, para perfilar mejor la solución necesaria y ofrecer información y apoyo a los potenciales licitadores sobre la concesión de autorizaciones y licencias y sobre posible financiación externa.

Es interesante tener una agenda con los temas a tratar y los tiempos en que se trataran cada uno. Como este será limitado es muy importante que las necesidades estén ya determinadas (aunque se presenten brevemente los aspectos más importantes) a fin de que los licitadores puedan comenzar a ofrecer esbozos de soluciones ya en ese mismo evento.

Se puede optar por tener una “discusión plenaria” de todos los participantes, que sólo será recomendable si hay un reducido número tanto de compradores como de vendedores, lo que debería preocupar al Comprador Público, ya que indica que el evento no ha tenido la suficiente difusión, que hay pocos oferentes interesados o que no se ha hecho una buena definición de las necesidades. Cualquiera de estos escenarios deberá hacer saltar las alarmas porque la finalidad última de este tipo de eventos es generar competencia. O bien, y tras la presentación breve de las necesidades se pueden organizar varias mesas de discusión, en función de los temas a tratar. Los participantes podrán elegir cuál se adapta más a sus intereses, y así se puede empezar a perfilar una solución.

Para que la discusión se pueda llevar a cabo de manera efectiva, las necesidades identificadas previamente se deben comunicar de una forma abierta y clara a todos los participantes, y darles difusión por si hubiera interesados que no pudieran acudir al evento. Además de claramente, las necesidades y la invitación (que debe indicar que se busca una solución innovadora) se deben cursar con tiempo para permitir al mercado prepararse y ofrecer respuestas.

A la hora de hacer comunicaciones, el Comprador Público podría considerar hacer una lista de mails, newsletters o incluso un foro donde se pueda interactuar libremente, así como publicar toda la información previa a que tenga lugar el evento, y todas las lecciones aprendidas y el feedback de todos los participantes con posterioridad. Este foro puede servir para aclarar dudas (tanto anteriores como posteriores al desarrollo del evento), así como para explicar el desarrollo del proceso.

Puede ser interesante disponer de un mail del proyecto, al que los participantes puedan dirigirse en caso de dudas, para remitir documentación, etc. De estas comunicaciones pueden extraerse importantes lecciones, cómo qué es lo que más preocupa a los oferentes de un determinado sector a la hora de presentar sus propuestas; si el evento ha sido bien organizado y se ha desarrollado de una manera clara, o por el contrario las explicaciones han sido ambiguas y esto ha supuesto numerosas posteriores aclaraciones, con la pérdida de tiempo que esto supone. Además puede dar una idea al Comprador Público de cómo elaborar los pliegos para la licitación posterior.

Desde este mismo mail, y si los resultados del MTM no han sido los esperados (no se ha encontrado ninguna posible solución, no es innovadora, no ha habido suficiente participación, etc), se puede enviar toda la información resultante a empresas que no han acudido al evento, para ver si éstas están en condiciones de hacer propuestas innovadoras.
Con posterioridad a la celebración de la jornada, se pueden mantener reuniones individuales, a veces, como ya hemos dicho, solicitadas por los operadores económicos participantes. En cualquier caso, hay que prestar mucha atención a posibles discriminaciones de potenciales licitadores.

Con la nueva información proporcionada por el mercado, es necesario analizar en profundidad la eficacia de las soluciones propuestas, el presupuesto, los plazos y si se han detectado nuevas necesidades como consecuencia de estas negociaciones. Es crucial definir muy bien estas necesidades, ya que esta información permitirá completar la definición de los pliegos.

Si de las discusiones mantenidas en el MTM se desprende que ya existen soluciones en el mercado, se podrá optar por una contratación pública “tradicional”; si la tecnología necesaria no está disponible en el mercado, pero podría estarlo con mínimas adaptaciones y desarrollos, la opción elegida será la Compra Pública de Innovación y si es necesario desarrollar nueva tecnología, inexistente a día de hoy o que aporta nuevas soluciones o mejoras, la elección será la Compra Pública Pre-comercial y muy especialmente el procedimiento de asociación por la innovación, regulado en el artículo 31 de la Directiva 2014/24/UE, de contratación pública y que, desde el 19 de abril, despliega efecto directo en tanto es un precepto claro, preciso e incondicionado...